Jobcenter Wetterau: Moderne Verwaltung mit weniger Papier
Burkhard Schimpf ist Sachbearbeiter für Leistungsgewährung und freut sich auf die elektronische Akte.
Solche Aktensammlungen werden jetzt nach und nach abgebaut.
WETTERAUKREIS / FRIEDBERG. - Mit Einführung der elektronischen Akte (eAkte) werden ab dem 6. März im Jobcenter Wetterau die klassischen Dokumente nach und nach abgelöst und die Aktenberge abgebaut. Das Jobcenter wird zu einem papierarmen Dienstleister, die Wartezeiten verkürzen sich und Auskünfte könne schneller erteilt werden. Gleichwohl können Kundinnen und Kunden weiter wie gewohnt ihre Anliegen per Brief einsenden.
Alles auf dem Schirm – Datenschutz hat Vorrang
Elektronische Aktenführung heißt, dass eingehende Kundenpost künftig gescannt und computerlesbar gespeichert wird. Diese Dokumente werden anschließend weitgehend automatisch der „richtigen“ Akte zugeordnet. Die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehen dann in ihrem elektronischen Postkorb, dass ein Dokument zur Bearbeitung eingegangen ist. Der Einhaltung des Datenschutzes wird dabei höchste Priorität eingeräumt: Einblick in die Dokumente haben immer nur die Jobcenter-Beschäftigten, die ihn auch für die Erledigung ihrer Aufgaben brauchen.
Kundinnen und Kunden profitieren von moderner Technik
„Auskünfte können künftig schneller gegeben werden, weil die Akte sofort auf dem Bildschirm verfügbar ist und nicht gerade im Haus unterwegs ist oder erst aus einer Ablage geholt werden muss“, erläutert Monika Wendt, die den Einführungsprozess im Jobcenter federführend begleitet.
„Auch die Bearbeitungszeiten können sinken, weil es weniger Lauf-, Such- und Transportwege gibt. Die elektronische Akte ist zugleich der Grundbaustein für kundenfreundliche Online-Angebote in der Zukunft.“
Wichtig für alle, die Post ans Jobcenter schicken: Eingereichte Unterlagen werden nach der Digitalisierung noch acht Wochen aufbewahrt und danach datenschutzkonform vernichtet. Es sei denn, Kundinnen und Kunden teilen dem Jobcenter mit, dass sie ihre Unterlagen zurückbekommen möchten. „Am besten also nur dann Originale ans Jobcenter senden, wenn diese ausdrücklich angefordert wurden und ansonsten Kopien versenden“, rät Monika Wendt.
Die elektronische Aktenführung schafft Platz
Die durchschnittliche Akte von Kundinnen und Kunden eines Jobcenters umfasst 300 Seiten, oft auch mehr. „Bundesweit lagern zurzeit etwa. 5 Milliarden Blatt Papier in Jobcentern und täglich kommen rund 1,8 Millionen Blatt dazu. Die elektronische Akte hilft uns, diese Flut einzudämmen. Sie leistet einen wichtigen Beitrag mittelfristig Lagerkapazitäten im Jobcenter und damit Kosten zu sparen“, erwartet der Geschäftsführer des Jobcenters, Bernhard Wiedemann.
Für die Sozialdezernentin des Kreises, Stephanie Becker-Bösch, bedeutet die Einführung der eAkte im Jobcenter einen wichtigen und zukunftsweisenden Schritt, die Möglichkeiten der Digitalisierung effizient und ressourcensparend zu nutzen.