Beispiel für modernen Bürgerservice
Rockenbergs Bürgermeisterin Olga Schneider (Mitte) und Haupt- und Ordnungsamtsleiter Alexander Gnau (links) informierten sich in Wölfersheim bei Bürgermeister Eike See (Mitte) und Fachbereichsleiterin Janina Voit (rechts) über Erfahrungen in der Einführung des Bürgerbüros. Foto: Sebastian Göbel
WÖLFERSHEIM / ROCKENBERG. - Das Bürgerbüro ist in Wölfersheim erste Anlaufstelle für Bürgerinnen und Bürger in der Gemeinde. Viele kurze Anliegen werden dort direkt und ohne lange Wartezeiten bearbeitet.
Es gilt als ein Musterbeispiel für modernen Bürgerservice. Rockenbergs Bürgermeisterin Olga Schneider informierte sich gemeinsam mit Haupt- und Ordnungsamtsleiter Alexander Gnau bei Bürgermeister Eike See und Fachbereichsleiterin Janina Voit über Erfahrungen in der Einführung des Bürgerbüros.
Ein freundlicher Empfang und umfassender, kompetenter Service erwartet die Besucher im angenehmen Ambiente des barrierefreien Bürgerbüros im Wölfersheimer Rathaus.
Betritt man die großzügigen Räume über die beiden Schiebetüren, blickt man direkt auf den Empfangstresen, an dem alle Rathausbesucher empfangen werden.
Kurze Anliegen werden dort direkt bearbeitet, alles, was länger dauert oder Diskretion erfordert, wird in den mit Glaswänden abgetrennten Büros erledigt.
Wer früher neben einem neuen Personalausweis noch eine Rolle Gelbe Säcke mitnehmen, sich nach den Hallen der Gemeinde für eine private Feier erkundigen und die Modulbuchung im Kindergarten ändern wollte, der musste hierfür vier Büros in zwei verschiedenen Stockwerken aufsuchen.
Alle diese Dinge kann man seit einigen Jahren im Bürgerbüro erledigen. Personalausweise, Reisepässe, Kinderbetreuung, Anmeldung von Sperrmüll und Grünschnitt und Meldeangelegenheiten sind nur ein Ausschnitt der langen Liste an Serviceleistungen.
Was sich in Wölfersheim als Selbstverständlichkeit etabliert hat, ist vielerorts noch anders. In Rockenberg möchte Bürgermeisterin Olga Schneider gemeinsam mit ihrem Rathausteam ebenfalls ein Bürgerbüro einrichten.
„Mein Team im Rathaus leistet eine gute Arbeit und gibt sein Bestes, aber mit einem zentralen Bürgerbüro könnten wir den Service für die Bürgerinnen und Bürger deutlich verbessern“, unterstreicht Schneider.
Um das zu ermöglichen ist viel Arbeit notwendig, wie Fachbereichsleiterin Janina Voit berichtet. In Workshops wurden Dienstleistungen gesammelt, die von Bürgerinnen und Bürgern besonders häufig angefragt werden, und die sich schnell bearbeiten lassen.
Es wurden Leistungsbeschreibungen ausgearbeitet und umfassende Schulungen durchgeführt. Auch heute noch nehmen die Mitarbeiterinnen regelmäßig an Schulungen teil, bei denen neben fachlichen Themen auch das Thema Service im Fokus steht.
Das Team des Bürgerbüros steht auch an mehreren Nachmittagen zur Verfügung und vereinbart bei Bedarf auch Termine außerhalb der Öffnungszeiten.
Die Einrichtung eines Bürgerbüros biete aber auch für andere Bereiche der Verwaltung viele Vorteile. „Viele Anliegen lassen sich innerhalb weniger Minuten bearbeiten. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen aber oftmals andere Arbeitsvorgänge unterbrechen.
Ein gutes Bürgerbüro wie bei uns entlastet die komplette Verwaltung und ermöglicht ein konzentrierteres Arbeiten. Natürlich müssen auch im Bürgerbüro Zeiten für eine konzentrierte Vor- und Nachbearbeitung vorgesehen werden“, berichtet Bürgermeister Eike See.
Nach einem gemeinsamen Gespräch führte Janina Voit Olga Schneider und Alexander Gnau durch die Räumlichkeiten des Bürgerbüros. Dabei konnten viele Fragen organisatorischen Abläufen wie die Personalplanung oder der Verwaltung der Kassen und dem Verbuchen der Einnahmen beantwortet werden.
„Wir haben die Möglichkeit ein Bürgerbüro in den bisherigen Räumlichkeiten der Sparkasse neben dem Rathaus einzurichten. Das ist eine gute Chance, die wir nutzen sollten.
Ich danke den Kollegen aus Wölfersheim für den umfassenden Einblick, der diesen Wunsch noch bekräftigt hat“, schließt Schneider.