„Ein Beschluss der Schande“ führt zur Magistratsentlastung in Erbach
Revisionsamt: Systembedingter Mangel, der Manipulationsmöglichkeiten eröffnet + + + Knapp 15 Prozent der Belege aus der Stichproben-Überprüfung für den städtischen Jahresabschluss 2012 fehlen + + + Erhebliche Schadenersatzforderungen drohen ob fehlender Inventurlisten im ElfenbeinmuseumERBACH. - „Das ist ein Beschluss der Schande, ein Skandal“, befand ein sachkundiger Erbacher Bürger. Bezogen war die Aussage auf den von Erbacher Stadtverordneten dem 2012 amtierenden Magistrat der Odenwälder Kreisstadt erteilten Entlastung für das Rechnungsjahr 2012.
Dieser Beschluss erfolgte nach kontroverser Parlamentsdiskussion schlussendlich nach dringenden Appellen von Bürgermeister Dr. Peter Traub und Parlamentsvorsteher Antonio Duarte, die gemeinsam intensiv für die Entlastung warben.
Diese wurde dann mit den Stimmen von ÜWG, CDU, FDP, der Fraktion für Stadtentwicklung sowie Duarte und Heinz Rebscher (beide SPD) gegen die Stimmen der GRÜNEN bei Enthaltung der weiteren SPD-Abgeordneten erteilt.
Der vorherigen umfangreichen Diskussion lag ein skandalumwitterter Prüfbericht des Revisionsamtes des Odenwaldkreises zum 31.12.2012, der seit Anfang September dieses Jahres der Verwaltung vorliegt, zugrunde.
Das 102 Seiten umfassende Papier, das massive Versäumnisse und Verstöße der damalig Handelnden in der Erbacher Stadtverwaltung rund um den früheren Bürgermeister Harald Buschmann offenlegt, sah Michael Gänssle, Vorsitzender des Haupt- und Finanzausschusses (HuF), als „kein Ruhmesblatt“ für die damaligen Protagonisten.
„Ein vernichtendes Urteil über die Arbeit, die damals geleistet wurde“
Dennoch lautete die Beschlussempfehlung des HuF bei nur einer Gegenstimme auf Entlastung. Die sah GRÜNEN-Sprecher Jürgen Müller nicht gegeben und outete sich als der Zustimmungsverweigerer im Ausschuss. Er sehe keine Möglichkeit den damals Handelnden Entlastung zu erteilen.
Die bei Stichproben fehlenden Belege von knapp 15% seien „mindestens eine krasse Schlamperei“ gewesen. Müller sprach von „einem vernichtenden Urteil über die Arbeit, die damals geleistet wurde“.
Jeder Prüfer werde auch eine Vorlage verwerfen, der keine Inventur zugrunde liege, sagte Müller. Es seien massive Verstöße gegen geltendes Recht im Prüfbericht aufgeführt. Deshalb könne man hier keinesfalls Entlastung erteilen.
„Amtseid geleistet, in dem Sie Schaden von der Stadt abwenden wollen“
Er störte sich insbesondere an der von Bürgermeister Dr. Traub vorgelegten Beschlussvorlage, die Entlastung der damals aktiven Magistratsmitglieder vorsah. „Sie haben einen Amtseid geleistet, in dem Sie Schaden von der Stadt abwenden wollen“, hielt er dem aktuellen Verwaltungschef vor.
Eigentlich habe er eine Beschlussvorlage erwartet, die vorsieht, den damaligen Magistrat nicht zu entlasten, und man überprüfen wolle, ob man nicht Schadensersatzansprüche geltend machen könne.
Traub hielt entgegen, es sei völlig unstrittig eine Schlamperei zu konstatieren, dennoch derzeit kein Schaden feststellbar, sodass man auch niemanden in Regress nehmen könne. Wenn man die Entlastung verweigere, müsse man dies auch begründen.
Weiterverfolgung gehe höchstwahrscheinlich wieder aus „wie das Hornberger Schießen“
Für Regressansprüche seien nur strafrechtlich relevante Verstöße maßgeblich. Eine mögliche Weiterverfolgung der Unregelmäßigkeiten gehe höchstwahrscheinlich dann wieder aus „wie das Hornberger Schießen“, sprich ergebnislos.
Außerdem sei ja zu erwarten, dass sich diese Missstände auch in den folgenden Jahresrechnungen ab 2013 fortsetzen würden, sodass man mit dem identischen Problem jährlich beschäftigt werden würde.
Für Jürgen Müller stellte sich angesichts dieser Aussage die Frage, weshalb man das Stadtparlament überhaupt noch um Entlastung das damaligen Magistrats ersucht, wenn man nach Bürgermeister-Lesart von vornherein keine Möglichkeit habe, solche Verstöße zu sanktionieren.
Michael Gänssle erläuterte, es sei richtig die fehlende Inventur in Sachen Elfenbeinmuseum zu reklamieren, allerdings gebe die Gesetzeslage für die Zeit der Bilanzierungsumstellung (Anm. der Redaktion: 2009) diese Möglichkeit her. Es sei jedoch keine Schadensfeststellung erfolgt.
Unverständnis für aufgezeigte gravierende Mängel in der Erbacher Haushaltsführung
Für die SPD-Fraktion offenbarte auch deren Sprecher Gernot Schwinn absolutes Unverständnis für die aufgezeigten gravierenden Mängel in der Erbacher Haushaltsführung und zeigte keine Entlastungsbereitschaft.
„Vor dem Hintergrund, dass bei noch laufender Prüfung bisher noch kein Schaden festgestellt worden ist, können wir die Entlastung nicht erteilen“, zeigte sich Schwinn nicht überzeugt von den Entlastungsbefürwortern.
Der sozialdemokratischce Fraktionschef sieht neben vorhandenen organisatorischen Mängeln eine „unterirdische“ Belegführung durch das Revisionsamt aufgelistet.
Seine Fraktion fordere zeitnah einen Sachstandsbericht darüber, „wo steht die Stadt Erbach heute“, im Vergleich zum vorliegenden Dilemma aus dem Jahr 2012, damit der Prüfbericht für das Jahr 2022 nicht ähnliche Prüfungsvermerke erhalte.
Das Thema fehlender Inventarlisten stelle sich ja nicht alleine für das Elfenbeinmuseum, sondern für die Gesamtverwaltung, will Gernot Schwinn auch dafür gesorgt wissen, hier ordentliche Bestandslisten vorgelegt zu bekommen.
Auch ÜWG bereit die Entlastung des Magistrats für 2012 zu hinterfragen
Michael Gänssle signalisierte angesichts der angedeuteten Situation, dass, „wenn große Teile des Parlaments sich enthalten oder gegen die Magistratsentlastung stimmen wollen“, für die ÜWG ebenfalls Bereitschaft die Entlastung des Magistrats für 2012 zu hinterfragen.
Dann müsse man klären, ob es sich „um mehr als eine Formalie handelt“ und was die Folge wäre, wenn sich bei überwiegender Enthaltung des Parlaments bei einer Ablehnung durch ein oder zwei mögliche Neinstimmen eine Versagung der Entlastung ergeben würde.
„Entweder wir nehmen es gemeinsam auf die Schulter und sagen wir können entlasten, dann sollten wir die Folgen der Entlastung kennen, oder wir enthalten uns auch“, sagte Gänssle.
„Bauchgefühl, das einen Schock bringt“
Diesem Ansinnen trat Parlamentsvorsteher Antonio Duarte (SPD) mit abweichender Meinung zu seiner Fraktion entgegen. Er habe bei Nichtentlastung des Magistrats „ein Bauchgefühl“, das ihm „einen Schock bringt“, sagte Duarte.
Nach der Einführung der doppischen Buchführung im Jahr 2009 seien „alle überfordert“ gewesen, und man habe es als „doppelte Arbeit für nix angesehen und das alles nicht so ernst genommen“. Er unterstelle, dass der damals tätige Magistrat „das Beste für die Stadt gewollt“ habe.
Aufgrund der damals herrschenden Ausnahmesituation habe er ein Problem damit, dem Magistrat die Entlastung zu versagen, sagte Antonio Duarte.
Bürgermeister ersucht eindringlich um Entlastung
Auch Bürgermeister Dr. Peter Traub appellierte vor der Abstimmung noch einmal eindringlich, das Parlament möge den damals Handelnden Entlastung erteilen.
Es liege zwischenzeitlich ein Schlussbericht des Revisionsamtes vor, in dem zwar immer noch „die teilweise hanebüchenen Vorgänge“ geschildert werden, allerdings auch die umfangreiche Stellungnahmen des aktuellen Magistrats eingearbeitet seien.
„So gut wir es konnten, haben wir aus unserer heutigen Sicht dazu Stellung genommen.“ Die aktuelle Situation habe sich demgemäß signifikant verbessert. Dies sei nicht zuletzt durch eine zu Jahresbeginn 2018 bekannt gewordenen Unterschlagung im Erbacher Rathaus erfolgt.
„Wenn wir jetzt entlasten, haben wir es abgenickt, und damit ist es vorbei“
GRÜNEN-Fraktionschefin Christa Weyrauch sagte, selbst bei „dünner Begründung“ halte man sich die Möglichkeit offen, bei Nichtentlastung nachträglich noch etwas tun zu können. „Wenn wir jetzt entlasten haben wir es abgenickt, und damit ist es vorbei.“ Auch wenn man nachträglich noch einen Schaden feststelle „dann haben wir diesen akzeptiert“.
Es gehe auch nicht darum heute eine gute Begründung für die Ablehnung der Entlastung zu finden, sondern falls ein Schaden entstanden ist, „wir dagegen etwas unternehmen müssen“. Dieser Weg sei mit der Entlastung dann allerdings verbaut.
Auszüge aus dem Prüfbericht
Gravierende Mängel im Belegwesen, insbesondere beim internen Kontrollsystem
Im eingeschränkten Prüfungsvermerk heißt es u.a. wie folgt: „Das Revisionsamt des Odenwaldkreises vertritt die Auffassung, dass bezüglich des Belegwesens und insbesondere beim internen Kontrollsystem (IKS) der Stadt Erbach erheblicher Anpassungsbedarf in den organisatorischen Abläufen besteht, der zwingend umzusetzen ist.
Aus den gewonnen Prüfungsfeststellungen können sich Spielräume für dolose Handlungen ergeben, die zwingend abzustellen sind. Des Weiteren vertritt das Revisionsamt die Auffassung, dass die Stadt Erbach die Sachverhalte um das Elfenbeinmuseum, welches in den Jahren 2015/2016 an das Land Hessen überging, dringend klären muss.
Hier besteht für die Stadt Erbach u.U. ein erhebliches Schadenersatzrisiko gegenüber ihren Leihgebern, sofern Leihgaben letztlich nicht mehr auffindbar sein sollten.“
Dieser recht sachlichen Darstellung liegen massive haushaltsrechtliche Unrichtigkeiten und Verstöße zugrunde. So sind im Prüfbericht Unregelmäßigkeiten vermerkt, die sich aus den Geschäftsbereichen Elfenbeinmuseum, Brudergrund, Fahrzeugverkauf und Belegwesen ergeben.
Die Stichproben-Überprüfung ergab 14,77% fehlende Belege für 61.565,61 Euro
Bei der Prüfung der Bilanzpositionen konnten durch die Stadt Erbach die angeforderten Belege nicht vollständig vorgelegt werden, da einige zahlungsbegründenden Unterlagen nicht mehr auffindbar waren. Die fehlenden zahlungsbegründenden Unterlagen betreffen folgende Bilanzpositionen:
- Forderungen aus Steuern und steuerähnlichen Abgaben (32 Stichproben, 16,56% fehlende Belege)
- Zuweisungen vom öffentlichen Bereich (8 Stichproben, 0,05% fehlende Belege)
- Zuweisungen vom nicht öffentlichen Bereich (17 Stichproben, 64,99% fehlende Belege)
- Verbindlichkeiten aus Steuern und steuerähnlichen Abgaben (1 Stichprobe, kein Beleg)
- Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen (2 Stichproben, kein Beleg)
- sonstige Verbindlichkeiten (9 Stichproben, 72,18% fehlende Belege)
„Hierzu ist festzustellen, dass das nicht vorhalten von zahlungsbegründenden Unterlagen ein Verstoß gegen die Grundsätze Ordnungsgemäßer Buchführung sowie die §§ 169 und 170 Abgabenordnung (AO) darstellt“, tadelt das Revisionsamt.
Gegen zehnjährige Aufbewahrungspflicht aller Belege verstoßen
Nach den Empfehlungen der KGST seien Unterlagen, welche im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss stehen, mindestens 10 Jahre nach der Feststellung des Jahresabschlusses aufzubewahren.
Der Aufstellungsbeschluss für den Jahresabschluss 2012 der Stadt Erbach erfolgte am 29.08.2016, sodass diese Frist am 01.01.2017 begonnen hätte.
Stelle man den nicht nachgewiesenen Stichproben in Höhe von 61.565,61 Euro die Summe der angeforderten Stichproben für die entsprechenden Bilanzpositionen von 416.824,64 Euro gegenüber, so habe durch die Prüfung des Jahresabschlusses 2012 der Stadt Erbach 14,77 % der angeforderten Stichproben nicht nachgewiesen werden können.
Dunkelziffer außerhalb der Stichproben nicht feststellbar
„Wie groß hier die Dunkelziffer außerhalb der Stichproben liegt, kann zum jetzigen Zeitpunkt nicht festgestellt werden. Bei der Überprüfung der Ergebnisrechnungspositionen wurde ein weiterer Sachverhalt festgestellt, in dem zu einem verkauften Fahrzeug keinerlei Belege und Dokumentationen zum Prüfungszeitpunkt auffindbar waren.
Diese mangelhafte Dokumentation und Aufbewahrung von Unterlagen eröffnet Spielraum für dolose Handlungen.“ Zukünftig sei ein Ablagesystem zu wählen, das es jedem ermöglicht, diese Unterlagen jederzeit und zeitnah zu finden.
Dieser Bereich sei grundlegend durch die Stadt Erbach zu überarbeiten und zu optimieren, um solche Vorfälle in Zukunft zu vermeiden.
„Aufgrund der verspäteten Aufstellung der Jahresabschlüsse und die durch die Stadt Erbach in der Vergangenheit zu verantwortenden Verzögerungen bei der Prüfung der Jahresabschlüsse wurden die Möglichkeiten für eine zeitnahe und zielgerichtete Kontrolle der Geschäftsabläufe verhindert bzw. deutlich erschwert.“
Erheblicher Schaden droht durch fehlerhafte Inventarliste zum Elfenbeinmuseum
Weitere Unrichtigkeiten und Verstöße betreffen das im Jahr 2016 von der Stadt Erbach an das Land Hessen übergebene Deutsche Elfenbeinmuseum.
Dort wurde eine lückenlose Inventur vor der Eröffnungsbilanz, in den Jahren bis 2016 und anschließend vom Land Hessen bis zum Jahr 2022 nicht durchgeführt. Die Kunstobjekte des Elfenbeinmuseums wurden seit der Eröffnungsbilanz auf Grundlage einer „Inventarliste“ aus dem Jahr 2007 geführt.
„Inventarliste ist wertrelevant fehlerhaft“
Im Zuge der Prüfung des Jahresabschlusses 2012 habe sich gezeigt, dass die zugrunde gelegte „Inventarliste“ Datenbestände ausweist, die sich bereits in den 90er-Jahren des vorigen Jahrhunderts geändert hätten und diese somit wertrelevant fehlerhaft sei.
„In der bei der Eröffnungsbilanz zugrunde gelegten und mittlerweile als fehlerhaft belegten >Inventarliste< zum Eigentum und Leihgaben wurden u.a. Kunstgegenstände als Leihgaben geführt die bereits vor langer Zeit in das Eigentum der Stadt übergegangen sind und Inventarnummern bei Wegfall von Objekten tlw. wiederverwendet“, bemängeln die Prüfer weiter.
Für die Stadt Erbach besteht u.U. ein erhebliches Schadenersatzrisiko
„Eine Bestandsdokumentation, welche Objekte in den Jahren 2015 / 2016 im Detail an das Land Hessen übergeben worden sind, wurde bei Auflösung des Museums in den Jahren 2015 / 2016 von den Beteiligten nicht erstellt.
Dies betrifft sowohl die Kunstobjekte im Besitz der Stadt Erbach, diese sind für die Bilanz relevant, als auch die der Stadt von Dritten überlassenen und an das Land weitergegebenen Objekte.
Ob und in welchem Umfang das Land Hessen mittlerweile mit den ursprünglichen Leihgebern oder deren Erben / Rechtsnachfolgern Anschluss-Leihverträge geschlossen hat, ist bei der Stadt ebenfalls nicht dokumentiert.
Hier besteht für die Stadt Erbach u.U. ein erhebliches Schadenersatzrisiko gegenüber ihren Leihgebern, sofern Leihgaben letztlich nicht mehr auffindbar sein sollten.“
Keine Liste der versicherten Kunstobjekte vorgelegt
Während des Betriebes des Elfenbeinmuseums waren die Kunstobjekte versichert. Eine Liste der bis zur Übergabe an das Land Hessen versicherten Gegenstände konnte von der Stadt Erbach ebenfalls nicht vorgelegt werden.
Die ursprünglichen Unterlagen des Elfenbeinmuseums sind nach Auskunft der Verwaltung nur noch rudimentär vorhanden. Der Verbleib der vollständigen Unterlagen des Elfenbeinmuseums inkl. der Cites-Bescheinigungen konnte im Rahmen der Prüfung durch die Stadt Erbach nicht festgestellt werden.
„Insgesamt bestand im Prüfzeitraum keine Möglichkeit, eine realistische Aufstellung des Sollbestandes aus der Zeit des Elfenbeinmuseums in der Werner-Borchers-Halle zu erhalten.
Auch keine vollständige Bestandsaufnahme bzw. Dokumentation der Übergabe
Ebenso wenig lag eine vollständige Bestandsaufnahme des Landes Hessen als Istbestand bzw. eine Dokumentation der Übergabe vor. Ein Abgleich hinsichtlich Sollbestand und Istbestand ist somit für die Stadt Erbach aktuell nicht möglich.
In Anbetracht der Werte der Kunstobjekte und die Verantwortung der Stadt Erbach in Bezug auf ihr von Dritten überlassene Objekte als Leihgaben muss die Klärung des Bestandes durch die Stadt Erbach erfolgen und bei Objekten, welche abweichend zum Sollbestand ggf. aktuell nicht mehr vorhanden sind, muss der Verbleib festgestellt und dokumentiert werden.“
Zusammenfassend sei festzustellen, dass die Stadt Erbach durch die nicht erfolgten regelmäßigen Inventuren bzw. keine korrekte permanente Inventur und die fehlende Dokumentation, welche Gegenstände bei Auflösung des Museums weggegeben worden sind, fahrlässig die Grundlage für mögliche dolose Handlungen geschaffen habe.
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